martes, 19 de mayo de 2009

Técnicas documentales de archivo. La descripción


FRAGMENTO:
INTRODUCCIÓN
Se hace cada vez más patente, la necesidad de un manual que reúna distintos sistemas de trabajo y procedimientos, para las variadas formas descriptivas de documentos, tomando en cuenta la creciente profesionalización del personal que se encuentra a cargo de los archivos, como las exigencias permanentes sobre el control y correcta administración documental.
Los distintos auxiliares descriptivos utilizados en los archivos tienen varios objetivos; entre los más importantes podemos considerar:
a) Facilitar la gestión documental.

b) Permitir la investigación, obteniendo recursos documentales y facilitando aspectos de la información.
c) Dar seguridad a los documentos que han sido descriptos.

d) Controlar el movimiento documental en sus distintas etapas.

e) Discernir los distintos tipos de información: científica, técnica y administrativa.Científica. Perteneciente o relativo a la ciencia, o a su investigación. Que posee una o varias ciencias.
Técnica. Conjunto de procedimientos y recursos de que se sirve una ciencia o arte. Pericia o habilidad para utilizar estos procedimientos y recursos.
Administrativa. Perteneciente o relativo a la administración. Que trabaja en la administración. Rama del derecho público que regula las instituciones y las actuaciones del poder ejecutivo, sus relaciones con los administrados y el funcionamiento de los servicios públicos.

f) Ubicar al documento en tiempo mínimo.Las normas ISAAD (G) señalan objetivos que nos son comunes desde el punto de vista de la descripción archivística, estas normas en teoría están diseñadas para:
a) Asegurar la creación de descripciones coherentes, apropiadas e inteligibles por sí mismas.
b) Facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre la documentación de archivo.
c) Hacer posible compartir los encabezamientos autorizados, y contenidos.
d) Hacer posible la integración de descripciones de diferentes depósitos en un sistema unificado de información.

Una de las funciones esenciales de un archivo es tener conocimiento de todos y cada uno de los documentos que posee la institución, labor que puede ser realizada de distintas formas: empleando inventarios, con una amplia gama de variedades que permite ser flexibles en cada objetivo archivístico. Los catálogos son el instrumento más ampliamente conocido por la influencia de los bibliotecólogos que han trabajado en archivos, tratando de darle al procedimiento archivístico un tratamiento similar al de las bibliotecas.

También se tiene la colaboración de guías, índices, tesauros, bases de datos, etc., la enumeración se hace de acuerdo con el grado intelectivo que se requiere para cada auxiliar.

Cada uno de estos sistemas es interpretado de acuerdo con las necesidades de cada archivo, creando una enorme variedad de auxiliares, muchas veces recargados de información, cuando no obsoletos o por lo general auxiliares cuyos datos se encuentran repetidos, con la consecuente dispersión de información y de trabajo. O en caso contrario, auxiliares muy escuetos, resumidos que sólo cumplen el objetivo de ubicación.
“Otras ayudas de recuperación: la producción de otras clases de ayuda de recuperación de la información dependerá de las características específicas de los archivos, de la forma en que se utilizan y del número de usuarios. Para algunos archivos muy utilizados puede ser rentable describir los documentos a nivel de fichero o de expediente y hasta a nivel de documento particular. Los asientos individuales pueden figurar en tarjetas de fichero o tomar forma de calendarios —resúmenes sucintos de documentos aislados dispuestos por lo general cronológicamente—. Para algunas clases de documentos, utilizados principalmente para localizar una información específica, los archivos pueden considerar útil elaborar listas: de personas, lugares, embarcaciones, transacciones, casos jurídicos, etc. Sin embargo, se debe ser muy prudente para comenzar a hacer la descripción de las clases de documentos mencionados. No deberá iniciarse antes de tener la seguridad de que los gastos ocasionados se van a compensar en relativamente poco tiempo con lo que se economice en costos de personal para proporcionar la información a los usuarios”.

Es conocido por todos que la herencia documental sufre grandes pérdidas no sólo por accidentes y actos vandálicos, sino también por sustracciones, sustituciones o robos de los que, en el momento adecuado, no se tiene noticia.
Los auxiliares descriptivos cumplen la función de seguridad cuando están adecuados a estas necesidades.

Independiente de los actos citados, se produce más daño en los archivos, como consecuencia del manejo de información realizado por personas no especializadas que, desconociendo los métodos de recuperación de información, realizan trabajos consuetudinarios subjetivos, que si bien solucionan problemas momentáneos de las instituciones, no logran un servicio idóneo de información adecuada, con las consiguientes consecuencias económicas en estas instituciones.Son razones valederas para estudiar las distintas características dentro de cada sistema propuesto, tomando en cuenta los avances tecnológicos y de la ejecución de auxiliares descriptivos supeditados a un eje principal de trabajo.

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