INTRODUCCIÓN
Los actos, como unidades de acción racional, se perfeccionan hasta conformar las técnicas. Éstas, con el transcurso del tiempo, se desarrollan hasta convertirse en especialidades, ampliándose, incorporando conceptos más sofisticados, conformando un conjunto de conocimientos que permita considerar un proceso, una evolución histórica, un desarrollo continuo con miras al futuro. Esta evolución implica un conocimiento planificador sutil que el archivero comprende en la medida en que también va perfeccionando su conocimiento histórico.
Este estado teórico, proyectual, en el cual se encuentran los archivos, genera diferencias de conceptualización y de sus alcances; no existe una definición totalmente aceptada sobre los contenidos y alcances de este antiguo oficio.
Toda planificación, por muy insignificante que sea, debe necesariamente ajustarse a una política que le permita el logro de sus objetivos. Política como camino por el que se conduce un asunto o se emplean medios necesarios para alcanzar fines determinados.
Partimos del principio de que la planificación en su generalidad
a) Provee medios suficientes para administrar recursos existentes.
b) Identifica las prioridades en el servicio.
c) Establece objetivos fijados a nivel institucional,
considerando:
1. El tamaño del archivo.
2. Las condiciones de los usuarios.
3. Los niveles de presupuesto.
Referente al desarrollo del servicio de los archivos, la decisión depende invariablemente del plano ejecutivo, con la condición necesaria y supuesta de que tenga la empresa o institución una constancia clara sobre los beneficios que se obtendrán con la eficacia administrativa, la obtención de información concisa y el enriquecimiento de la personalidad institucional.
El uso del presente trabajo implica el conocimiento de alguna de las teorías vigentes sobre Archivología, la aplicación del lenguaje archivístico, y los conocimientos necesarios sobre administración y organización de los archivos.
Es posible que la gestación de tal ambición corresponda a los sectores de Planificación, Organización y Métodos, Control Interno, Auditoría, y Mesa de Entradas, de acuerdo con la constitución orgánica de cada empresa o institución. Lo importante es que existan dependencias que sientan la necesidad de una información acelerada y precisa.
Esta preocupación puede tener repercusión con mayor fundamento empresarial permitiendo dar el apoyo suficiente para clasificar y ordenar sistemáticamente, cuando no salvar, la información, patrimonio de la institución, por extensión, patrimonio de la sociedad y de cada nación.
Al conservar los documentos se permite claramente definir su identificación con el pasado organizado. “Según un proverbio francés, ‘hombre informado vale por dos’; y un slogan anglosajón afirma que ‘la información es poder’. Estas verdades, que forman parte desde hace siglos de la ‘sabiduría popular’, son ahora más actuales que nunca, al haberse desarrollado una verdadera industria de la información, cuyos comienzos se remontan sin duda a mediados del siglo pasado, con el nacimiento de la gran prensa y de los primeros sistemas de telecomunicaciones (telegrafía), pero que ha alcanzado una expansión excepcional en los tres o cuatro últimos decenios. Éstos se han caracterizado por un crecimiento espectacular de los medios de comunicación de masas y por la introducción de la computadora en todos los mecanismos de la sociedad, así como por la difusión de nuevas formas de ‘libros’, al margen de la imprenta tradicional, mediante la divulgación de la reprografía y la microcopia. Se ha predicho, para fines de este siglo y el siguiente, una transformación de las sociedades humanas de una amplitud comparable a la provocada por los grandes cambios tecnológicos del pasado.”
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